Télétravail et transversalité : l’équation compliquée
À l’heure du chacun chez soi et chat pour tous, est-il vraiment possible de développer le télétravail sans aggraver les silos ?
L’un des effets marquants de la pandémie de Covid-19 sur le monde du travail a été très certainement ce changement de paradigme sur le lieu et les modalités du travail.
Que ce soit dans un open space, un bureau fermé ou en jogging dans son canapé, le travail est le même.
Plus besoin d’étendre sans cesse les mètres carrés de bureaux pour accueillir de nouvelles équipes. Réaliser que finalement ce qui compte c’est que le travail soit fait.
Cela redistribue toutes les cartes du monde du travail. On ne manage pas ses équipes de la même manière à distance, on ne dispose pas toujours du même confort qu’au bureau, on d’échange pas de la même manière, le lien social est certainement le plus négativement impacté. Terminé les petites discussions informelles, les rencontres dans l’ascenseur, les déjeuners improvisés avec ses collègues.
Selon une étude récente menée par des chercheurs sur les équipes de Microsoft aux États-Unis avant et pendant la pandémie de Covid-19, l’accélération fulgurante du télétravail perçue comme une démocratisation pour certains, une aubaine pour d’autres (dont Microsoft), s’est avérée finalement un frein voire un retour en arrière en termes de décloisonnement des organisations.
Des chercheurs mandatés par Microsoft ont analysé les habitudes de travail de plus de 60 000 salariés de Microsoft US.
Durant le premier semestre 2020, ils ont décryptés toutes les interactions entre collaborateurs (mails, calendriers, chat, visio, appels, outils collaboratifs…).
Et voici le résultat : “Nos résultats montrent que le travail à distance à l’échelle de l’entreprise a rendu le réseau de collaboration des travailleurs plus statique et cloisonné, avec moins de ponts entre les parties disparates. Par ailleurs, il y avait une diminution de la communication synchrone et une augmentation de la communication asynchrone.”
Malgré la digitalisation accélérée des entreprises, l’offre impressionnante d’outils collaboratifs, et une adoption massive de ceux-ci (due à la pandémie), la communication, la collaboration et le partage de connaissances sont les grands perdants.
Ce constat démontre l’importance du lien social au sein des entreprises, la part intangible de l’informel, et surtout remet en évidence la place capitale des assets humains au sein des entreprises.
Une entreprise n’est pas une somme de personnes ou un empilement d’expertises. Une entreprise est organique : c’est un flux continu de compétences, de connaissances, de savoir-faire, d’émotions, d’envies, d’ambitions qui s’entrechoquent et interagissent au quotidien pour créer la valeur et la culture de l’entreprise
Les outils collaboratifs créent certes des passerelles merveilleuses et un maillage virtuel entre les employés, mais ils ne les connectent pas véritablement.
Chez elqano, nous apportons cette couche manquante, fine mais essentielle : créer les chemins parmi ces passerelles, en mettant en relation des besoins et des connaissances, des questions et des réponses, en bref connecter les gens.
Pour en savoir plus sur l’étude menée par Microsoft sur les effets indésirables du télétravail : cliquez ici
Comment améliorer la collaboration dans un contexte de télétravail ?
Aujourd’hui, avec l’avènement de nouvelles technologies, de plus en plus d’entreprises adoptent le télétravail comme mode de fonctionnement. Celui-ci offre de nombreux avantages aussi bien aux employés qu’aux employeurs. Toutefois, cette transition vers le travail à distance induit également un certain nombre de défis.
Dans cet article, nous explorerons les obstacles fréquents rencontrés par les collaborateurs dans le contexte de télétravail, et nous partagerons tous nos conseils d’experts pour vous aider à favoriser la collaboration au sein de votre structure.
Les obstacles liés au travail à distance
Le travail à distance peut s’avérer très utile pour les entreprises souhaitant améliorer leur performance mais, n’est pas sans défis. Deux des principaux obstacles auxquels les employés peuvent faire face sont la communication et la gestion du temps. En effet, assurer une communication claire et une gestion optimale du temps de travail peut vite devenir difficile dans un environnement virtuel.
La communication à distance
Mettre en place une collaboration à distance est une étape challengeante, en particulier pour la communication. Travailler à distance offre plus de souplesse, mais crée aussi des soucis de communication. Sans interactions en personne, les collaborateurs peuvent se sentir isolés vis-à-vis de leurs projets et de leur équipe. Cette distance bloque la compréhension et le partage d’idées.
La communication, limitée par les outils virtuels, peut mener à des malentendus. Les signes du langage corporel, qui aident à clarifier les interactions, disparaissent souvent, entraînant des mauvaises interprétations. Ces malentendus causent des retards, des erreurs et nuisent à la qualité du travail, affectant l’efficacité générale de l’équipe et de l’entreprise.
Comment solutionner cette situation ?
Aucun doute, l’utilisation de canaux de communication appropriés est essentielle pour maintenir une collaboration efficace entre les équipes. Organiser régulièrement des réunions virtuelles est une solution efficace pour résoudre rapidement les différents problèmes rencontrés. Les plateformes collaboratives et les outils de partage de fichiers s’avèrent également très utiles pour maintenir une communication ouverte. Vous pouvez, par exemple, mettre en place de séances de brainstorming pour renforcer les liens entre collègues et favoriser une meilleure communication.
La gestion du temps
La transition vers le télétravail introduit des changements significatifs dans les méthodes de travail de vos collaborateurs, mettant ainsi au défi leur aptitude à organiser efficacement le temps alloué à chaque tâche. Ces problèmes deviennent plus complexes lorsque l’équipe doit coordonner ses actions. Le fait que le télétravail isole les collaborateurs peut conduire à des situations où chacun travaille individuellement, sans avoir une vue d’ensemble des avancées des autres. Cette séparation entraîne des efforts redondants et, en fin de compte, une diminution de la productivité.
Comment maintenir la productivité de ses collaborateurs en télétravail ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous, que vous pouvez d’ailleurs cumuler !
Commencez par mettre en place une stratégie d’organisation globale efficace. Elle implique de définir un emploi du temps clair, des objectifs précis et de prioriser les tâches essentielles pour une gestion efficace du temps de chacun de vos collaborateurs. En même temps, encourager la flexibilité au sein de l’équipe en permettant des ajustements d’horaires en fonction des besoins peut aider à s’adapter au télétravail.
Optez pour des outils collaboratifs performants qui encouragent le partage des connaissances, facilitent la communication et optimisent l’utilisation du temps de vos collaborateurs. Ces solutions efficaces renforcent la collaboration, améliorent la compréhension mutuelle et stimulent la productivité globale de votre entreprise.
Les outils de collaboration indispensables en télétravail
La messagerie instantanée : l’outil idéal pour des échanges fluides
Les plateformes de messagerie instantanée fournissent une interface conviviale et facile à utiliser. Elles maintiennent une connexion en temps réel entre les collaborateurs, ce qui facilite une communication directe et efficace avec toutes les équipes, peu importe où elles se trouvent. Résultat ? Une coordination plus efficace et des échanges plus rapides qui contribuent à augmenter la productivité et la créativité de vos collaborateurs, tout en créant un sentiment d’unité malgré la distance.
Le saviez-vous ?
Avec les plateformes de messagerie instantanée, vous pouvez créer des canaux de discussion spécifiques à chaque projet, ce qui rend la communication ciblée plus simple. Vous pouvez également organiser des réunions virtuelles, offrant une interaction presque comme en personne. Si besoin, vous avez aussi la possibilité d’intégrer des outils tiers pour une expérience professionnelle plus fluide.
Des outils pour simplifier la gestion de vos projets
Les outils de gestion de projet offrent une interface visuelle pratique. Ils vous permettent de suivre vos tâches et de les répartir entre les différents collaborateurs. En les utilisant, vous pouvez organiser vos projets par priorité et attribuer les responsabilités à chaque collaborateur. Vous avez également la possibilité d’ajouter des commentaires, des deadlines, et des pièces jointes, de créer des tableaux de bord, de suivre les dépendances, de gérer les ressources et de collaborer avec votre équipe en toute simplicité.
En optant pour ces outils de gestion de projet, vous obtiendrez une vue claire de l’avancement des tâches, même en travaillant à distance.
La visioconférence pour des réunions virtuelles interactives
La visioconférence joue un rôle essentiel en maintenant une communication fluide, même pour les collaborateurs qui travaillent à distance. En utilisant ces outils, vous favorisez les interactions, les discussions d’équipe, les sessions de brainstorming et tout autre sorte de collaborations et ce, en temps réel. La fonctionnalité partage d’écran ajoute une dimension visuelle précieuse pour communiquer des informations complexes de manière claire et convaincante.
Que ce soit pour des meeting réguliers, des formations, des présentations de produits ou d’autres besoins professionnels, la visioconférence contribue à maintenir une connexion directe qui renforce la cohésion de l’équipe, même à travers les distances géographiques.
Des outils pour partager vos fichiers
Lorsque vous optez pour le télétravail, ces outils deviennent de véritables atouts pour les entreprises. Ils jouent un rôle essentiel en rassemblant toutes les informations et en permettant un contrôle d’accès ciblé aux parties clés.
Pour faire simple, ils vous permettent de stocker vos documents dans le cloud, ce qui signifie que vous pouvez y accéder depuis n’importe quel appareil connecté. En utilisant ces outils, partager des fichiers est un jeu d’enfant et vous pouvez spécifier qui peut voir ou éditer. Vous avez le choix entre la lecture seule ou la possibilité de faire des modifications.
En prime, ils vous facilitent la vie pour collaborer en temps réel sur un même document, ce qui rend le travail d’équipe à distance plus fluide. Et pour couronner le tout, ils se connectent même avec des logiciels comme Google Docs ou Google Sheets.
Des méthodes agiles
Les méthodes agiles améliorent à leur tour l’efficacité et la collaboration en entreprise. Celles-ci sont parfaitement adaptées au contexte de travail à distance.
Elles reposent sur la division des projets en plusieurs tâches distinctes appelées « sprints ». Ensuite, ces tâches sont attribuées à l’ensemble des collaborateurs pour pouvoir atteindre les objectifs fixés.
Le saviez-vous ?
Pour améliorer la collaboration en télétravail, il est conseillé de combiner des approches agiles avec l’utilisation d’outils numériques. Vous avez la liberté de sélectionner les technologies qui correspondent le mieux à la culture de votre entreprise.
Comment cultiver une culture collaborative en entreprise ?
Lorsqu’on parle de télétravail, il est crucial de promouvoir une culture de collaboration au sein de l’entreprise. Si un nouvel employé rejoint l’entreprise à distance, l’accueil doit être tout aussi important que s’il s’agissait d’une arrivée sur site. Il est essentiel de garantir une intégration réussie en utilisant des sessions vidéo et des présentations d’équipe à distance. Organiser des activités de renforcement d’équipes virtuelles peut également s’avérer bénéfique. Vous pouvez même fournir aux nouveaux collaborateurs les informations nécessaires pour qu’ils se sentent inclus, même en travaillant à distance.
Pourquoi promouvoir l’engagement des collaborateurs?
La promotion de l’engagement des collaborateurs peut renforcer la collaboration et favoriser une bonne dynamique au sein de l’entreprise. Cela implique la reconnaissance de leurs réalisations ainsi que l’instauration d’un système de récompenses pour les motiver.
Quel est le rôle des ressources humaines ?
Le département des ressources humaines peut instaurer une meilleure culture collaborative au sein de l’entreprise. Ce dernier peut :
Organiser des formations pour encourager les employés à mieux travailler à distance ;
Mobiliser des programmes d’échange permettant aux collaborateurs de mieux se connaître ;
Instaurer des événements virtuels pour favoriser la cohésion entre équipes.
Afin d’instaurer une meilleure culture de collaboration en télétravail, il faut veiller à favoriser l’intégration des nouveaux employés, disposer d’un département de ressources humaines fortement engagé ainsi que de promouvoir l’engagement des employés.
L’expérience client dans le contexte de télétravail
La coordination entre vos équipes travaillant à distance peut influencer l’expérience client. Pour contrer ce problème, il est crucial d’établir une communication solide. Lorsque l’équipe collabore étroitement, elle a davantage de chance de répondre aux besoins des clients et de leur offrir des solutions adaptées à leurs demandes.
En effet, une communication régulière permet un suivi plus précis du cycle de vie de chaque projet, contribuant ainsi à un service de meilleure qualité. Il est donc conseillé de maintenir une communication fréquente pour que chaque membre soit informé de ses tâches et de ses échéances.
Connaissez-vous Ask Mona ?
Quels sont les points communs entre la startup Ask Mona et elqano ?
Découvrez la success story de Ask Mona, et comment ce bel exemple du dynamisme de la filière IA en France nous inspire pour booster le développement de la culture des entreprises.
C’est quoi Ask Mona ?
Ask Mona est une startup française, créée en 2017 par Marion Carré et Valentin Schmite, qui a bouclé cet autonome 2021 une levée de fonds de 2 millions d’euros auprès de Bpifrance, Saga Invest, fonds d’investissement spécialisé dans l’art et les nouvelles technologies.
Ce qu’elle propose : un service d’intelligence artificielle qui facilite l’accès à la Culture au grand public, et offre de nouvelles possibilités à ses professionnels. Nous forcément ça nous parle !
“ASK MONA EST UN ROBOT CONVERSATIONNEL (CHATBOT) QUI DIALOGUE AVEC SES UTILISATEURS POUR LEUR RECOMMANDER GRATUITEMENT DES SORTIES CULTURELLES PERSONNALISÉES.DU THÉÂTRE CLASSIQUE À LA VISITE STREET-ART, ASK MONA A TOUJOURS LA BONNE IDÉE !”
— Site Ask Mona
Quels sont les points communs entre la startup Ask Mona et elqano ?
#1 – L’intelligence artificielle
Le point commun majeur est que toutes deux ont développé un service basé sur l’intelligence artificielle.
Le marché de l’IA est actuellement en pleine expansion. Tous les secteurs d’activités développent leur propre exploitation de cette technologie qui n’a pas fini de nous surprendre par la multiplicité de ses applications potentielles.
Dans le cas de Ask Mona, le service proposé est double : d’un côté les utilisateurs finaux en recherche d’informations sur des activités culturelles, d’un autre les structures et institutions proposant une offre de culture. Ces derniers, le clients de Ask Mona, proposent une offre et sont des émetteurs d’information. Leur objectif grâce à Ask Mona : toucher un plus large public et plus qualifié par rapport à leur offre culturelle.
elqano applique cette même “recette” et poursuit ce même objectif : créer du lien, connecter des besoins avec les solutions. Dans le cas de l’entreprise, c’est finalement un schéma assez similaire à celui de la culture qui s’applique : des collaborateurs recherchent de l’information et d’autres détiennent des connaissances.
La mise en relation entre des individus et des individus, des individus et des contenus, voilà ce qui est rendu possible grâce à Ask Mona dans la Culture et à elqano dans le monde de l’entreprise.
#2 – La conversation
Toutes deux ont misé sur un chatbot. Même si les moteurs de recherche sont toujours d’actualité, la forme conversationnelle a plus que jamais le vent en poupe.
Chez elqano, nous l’observons dans nos études et chez nos clients, dans le monde du travail, les modes de communication et de recherche d’information favoris et considérés comme les plus efficaces sont le chat d’entreprise et la conversation informelle à la machine à café !
Les usages, que ce soit dans la sphère professionnelle ou dans notre vie de tous les jours, ont évolué.
Aujourd’hui plus que jamais, on se rend compte que ce qui marche le mieux c’est de transposer dans l’espace digital nos relations réelles / physiques.
Les cas de la conversation informelle devant la machine à café au bureau, ou encore celle du dîner entre amis, sont de parfait exemples de ce que l’on recherche à l’heure actuelle dans le développement de services digitaux. Ces séquences de vie sont des moments simples d’échanges d’informations. Qui travaille actuellement sur tel sujet ? Quel est le film à voir en ce moment ? Etc… Autant de questions qui trouvent des réponses dans ces discussions informelles.
Ask Mona et elqano l’ont donc bien compris et se présentent comme des amplificateurs (presque magiques !) de ces comportements là, dans le secteur culturel pour l’une, et dans les entreprises pour l’autre.
Dans le cas des entreprises, il y a un enjeu colossal à capturer ces connaissances informelles. En effet, tout comme le savoir formel, l’informel constitue une grande part du savoir et savoir-faire des entreprises, mais constitue aussi une grande partie de la culture interne propre à chaque entreprise.
#3 – L’accessibilité
Toutes deux se sont donné comme mission de faciliter l’accès à la culture, aux connaissances et au savoir pour tous !
L’un des grands enjeux auxquels répond l’intelligence artificielle combinée à un chatbot, est en effet celui de l’accessibilité.
Que ce soit se frayer un chemin dans la masse de l’offre culturelle française ou accéder à la bonne information dans l’entreprise, les solutions proposées par elqano et Ask Mona s’imposent comme des têtes chercheuses qui trouvent des réponses plus pertinentes, plus rapidement et qui créent de nouveaux ponts.
La startup Ask Mona, déjà bien installée sur le marché culturel français avec une cinquantaine de clients – dont le Théâtre du Châtelet, la Fondation Louis Vuitton, Paris Musées, le Grand Palais, le Musée des Augustins (Toulouse) ou encore le Centre Pompidou (Metz) – souhaite se développer à l’international et vise un portefeuille de 1000 institutions culturelles d’ici 2025 !
L’évolution de l’intelligence artificielle ces derniers mois est le fruit de nombreuses années de recherche incessante et de percées exceptionnelles, notamment en 2022, avec l’avènement de l’IA générative.
L’histoire de l’IA a commencé par une focalisation sur l’apprentissage profond, une technique d’apprentissage automatique où des couches de réseaux neuronaux traitent les données et prennent des décisions.
L’IA générative s’est imposée comme un véritable tournant avec le potentiel de créer de nouveaux contenus écrits, visuels et auditifs basés sur des données existantes ou des prompts donnés. Avec cette émergence, la course à la productivité a véritablement débuté. Les capacités de l’IA générative incluent généralement divers cas d’usage tels que la génération de contenu, la résumé, la génération de code et la recherche sémantique.
Elqano et l’IA Générative : Exploiter la Puissance, Éviter les Écueils
Chez Elqano, nous sommes attentifs à la fois au potentiel et aux dangers de l’IA générative.
Des cas comme la fuite accidentelle de données sensibles via ChatGPT chez Samsung soulignent les problèmes urgents de confidentialité des données. En réponse, Samsung a temporairement interdit les outils utilisant de l’IA Générative. Cependant, cette action ne résout pas les problèmes d’IA auxquels les entreprises sont confrontées, car de plus en plus d’outils génératifs seront introduits dans les années à venir.
La pertinence des prompts est un autre obstacle. De mauvais prompts incomplets, vagues ou trompeurs, peuvent entraîner de mauvais résultats. En revanche, un bon prompt permet d’obtenir des informations pertinentes et des instructions claires.
De plus, nous devons prendre en compte les « hallucinations« . Ce phénomène se produit lorsque le modèle d’IA combine des informations hors sujet ou inexactes depuis ses données d’entraînement ou lorsqu’elle interprète mal la requête de l’utilisateur, entraînant des informations fictives ou incorrectes. Il est essentiel de vérifier les réponses générées par l’IA pour éviter de tels problèmes.
Stratégies pour une Intégration Sûre et une Utilisation Efficace de l’IA Générative
Chez Elqano, nous avons développé une approche pour éviter ces écueils et tirer parti de l’IA générative.
Au cœur de notre philosophie se trouve une approche pragmatique qui privilégie les relations avec les clients. Cette éthique sert de principe directeur à notre équipe interne de R&D spécialisée en Apprentissage Automatique et Traitement du Langage Naturel (ML/NLP).
Notre principal objectif : Un Environnement Sécurisé. Notre algorithme est hébergé sur un serveur Azure dans le cloud de notre client, garantissant la confidentialité des données.
Quel Rôle l’IA Générative Peut-elle Jouer dans la Gestion des Connaissances ?
Petit rappel sur la gestion des connaissances, qu’est-ce que cela signifie ?
La Gestion des Connaissances (KM) est une approche multidisciplinaire qui optimise l’utilisation des connaissances d’une organisation.
Elle englobe la création, le partage, l’utilisation et la gestion des connaissances et de l’information de l’entreprise.
L’IA générative peut considérablement améliorer le KM à travers divers cas d’usage, notamment :
Résumer, rassembler et reconstruire l’information
Créer des bases de connaissances intelligentes
Extraire des connaissances
Effectuer une modélisation de sujet et une documentation automatisée
Réviser et optimiser le contenu
Curater les données automatiquement
Effectuer des recherches sémantiques et des analyses de documents intelligentes
Reconnaître du contenu sensible
Référencer le contenu source
Activer l’intelligence d’affaires, l’identification des tendances et l’analyse des sentiments
Détecter des anomalies
Générer des graphes de connaissances et du contenu multilingue
Notre prochaine étape : Intégrer l’IA Générative pour Améliorer les Solutions d’Elqano
Elqano vise à combiner le meilleur des deux mondes : mettre l’humain au centre en respectant les contraintes de sécurité, avec la puissance de l’IA et de l’IA générative. Nous intégrons des fonctionnalités avancées qui exploitent la puissance de l’IA générative.
Celles-ci comprennent :
La génération automatique de réponse en tant que brouillon : GenDraft
Actuellement, lorsque des questions sont posées par des collaborateurs, notre système identifie l’expert interne le plus compétent dans un domaine spécifique grâce à l’analyse des documents sur lesquels il a travaillé. Les questions sont ainsi dirigées vers les personnes qui peuvent y répondre.
Alors que nous avançons, nous visons à intégrer les capacités de l’IA générative pour rationaliser davantage ce processus.
La nouvelle fonctionnalité, « GenDraft », produira des réponses préliminaires aux questions posées en exploitant la compréhension de l’IA des documents indexés et des connaissances collectives de l’entreprise.
Ces brouillons générés par l’IA ne remplacent pas les experts humains, mais leur fournissent plutôt une base sur laquelle s’appuyer.
Les experts peuvent ensuite examiner, modifier, valider ou rejeter les réponses proposées. Cela accélère non seulement les temps de réponse, mais allège également la charge de travail des experts en leur donnant une longueur d’avance dans la formulation de leurs réponses.
De plus, nous établissons une nouvelle référence en matière de validité des données. Contrairement aux Grands Modèles de Langage comme ChatGPT, qui utilisent généralement des données publiques et non vérifiées, notre IA générative fonctionne sur des données validées par des experts, tirées de sources internes vérifiées. Cette approche unique garantit un niveau de sécurité des données plus élevé et la fiabilité de l’expérience IA que nous offrons.
En innovant et en affinant continuellement ces fonctionnalités, nous visons à offrir une expérience utilisateur incomparable qui allie sécurité, contrôle et l’immense potentiel de l’IA et de l’IA générative.
Le Voyage Continue
Le voyage pour exploiter le plein potentiel de l’IA générative dans la gestion des connaissances est en cours. Mais avec les bonnes stratégies, outils et philosophies, nous croyons pouvoir transformer la façon dont les organisations gèrent et utilisent leur ressource la plus précieuse : la connaissance.
