Comment les équipes  Master Data industriel de Louis Vuitton utilisent Elqano pour se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée

En identifiant les expertises, en connectant les équipes et en capitalisant chaque connaissance, Elqano répond aux problématiques de certaines entreprises du secteur de l’industrie ; décharger les experts des requêtes récurrentes. À l’image de la collaboration nouée entre la start-up et Louis Vuitton depuis 2022.

 

Le travail hybride est désormais au cœur de nos quotidiens professionnels et il n’est pas question de retour en arrière. Grande tendance depuis 2021 selon Gartner, la collaboration à distance par ses propres réseaux formels et informels devient un enjeu important dans la recherche d’information pour les collaborateurs.

 

Sans surprise, ce point de vue est partagé par Bastien Detraz, Responsable Data Management Industriel chez Louis Vuitton. L’enjeu pour ses équipes « Connecter, à grande échelle, les individus qui se posent des questions métiers ou techniques, avec leurs collègues qui connaissent les réponses ou peuvent les aider ». Depuis l’accélération du télétravail mis en parallèle des fréquentes mobilités internes que connait le groupe, il devient de plus en plus difficile pour les responsables d’équipes de rediriger vers les bonnes personnes ou documents. « Je commençais à voir mes limites comme connecteur de réseaux, à une échelle où je ne connaissais plus personnellement les individus de ma sphère d’intervention », déclare Bastien Detraz.

 

Après une phase d’apprentissage et de paramétrage de quelques mois, la solution Elqano est ainsi proposée, en 2022 à plus de 1000 collaborateurs. Basée sur un système de questions, réponses, elle démontre rapidement son apport en termes d’efficacité pour les équipes.

« La solution est simple d’utilisation et remplit les objectifs annoncés. Grâce à Elqano, Les experts deviennent plus accessibles et mieux identifiés au sein de notre organisation.

Des questions qui étaient adressées de façon récurrente aux mêmes experts commencent à être capitalisées et cela bénéficie aux experts qui ne sont sollicités que pour de nouveaux sujets.

Les nouveaux entrants n’ayant pas encore de gros réseau et peu de compétences, disposent d’un moyen pour les accompagner dans leur montée en compétences et dans le développement de leur réseau.»

Bastien Detraz, Responsable Data Management Industriel chez Louis Vuitton.

En résumé : l’idée qu’un expert passe du temps à répondre plusieurs fois aux mêmes questions est en train de devenir un lointain souvenir.

L’appropriation d’elqano par les équipes

Autre symbole de la bonne adoption de la nouvelle solution par les équipes : l’implication de la communauté d’utilisateurs. En décembre 2022, l’usage d’Elqano a ainsi atteint un taux de réponse de 94%, avec un délai médian de réponse de seulement 5 heures. Des performances supérieures à la moyenne des clients de la start-up et en constante progression depuis le lancement.

Bastien Detraz en parle : “L’adoption a été facile dans ce périmètre déjà très habitué à poser des questions et entretenir des conversations au sein de canaux de groupes Teams. Pour certains groupes pas aussi matures, il faut s’impliquer pour stimuler cette culture. C’est à mon sens un point clé dans le succès de cette solution : il faut un sponsorship fort et une culture du partage. Ça tombe bien, c’est ce en quoi on croit.”

Etendre le déploiement de la solution à de nouvelles équipes

En complément de ce bilan encourageant, quelques nouveaux membres de la DSI qui n’étaient pas embarqués dans ce projet commencent à devenir des sponsors internes. Cette adoption transverse illustre le besoin initial d’accompagner les nouveaux modes de travail en développant la coopération interne.

Comment améliorer l’expérience de ses employés ?

L’expérience employé est un enjeu crucial pour toutes les entreprises tant elle a un impact dans le travail, la productivité, l’engagement et la satisfaction des collaborateurs. L’expérience employé est un enjeu crucial pour toutes les entreprises. Les nombreuses études sur le sujet ont démontré son impact dans le travail, la productivité, l’engagement et la satisfaction des collaborateurs. Plus l’environnement de travail des collaborateurs est sain, plus ils sont performants et motivés. Le challenge des entreprises, et plus particulièrement des ressources humaines, est donc d’assurer la meilleure expérience employé possible.

Qu’est-ce que l’expérience employé ?  

L’expérience employé peut être définie comme étant la perception globale et subjective qu’un collaborateur a de son expérience de travail dans une entreprise. Elle regroupe toutes les interactions qu’un employé a avec l’entreprise comme l’environnement de travail, les processus et l’organisation interne entre les équipes et les collaborateurs, les outils collaboratifs mis à disposition, l’accès aux informations importantes, le salaire et les avantages sociaux par exemple.

Le rôle du service RH est donc d’améliorer l’expérience employé au sein de l’entreprise. Plus exactement, le travail des ressources humaines est de fournir des conditions de travail propices à tous les collaborateurs, de leur arrivée à leur départ de l’entreprise.

Pourquoi faut-il améliorer l’expérience employé de ses collaborateurs ? 

L’expérience employé est un enjeu majeur pour les entreprises pour plusieurs raisons. Tout d’abord, offrir un environnement de travail positif à ses collaborateurs permet d’améliorer la productivité globale de l’entreprise. Et oui, un salarié heureux est un salarié motivé et engagé dans son travail. Mais l’amélioration de l’environnement de travail de vos collaborateurs joue aussi un rôle dans la relation, la satisfaction et la fidélisation client. La hausse de l’engagement et de la motivation de vos collaborateurs leur permet de fournir un service de meilleure qualité à leurs clients.

Le second avantage de l’expérience employé concerne davantage les sujets RH. La guerre des talents fait rage entre les entreprises et les ressources humaines doivent faire preuve d’initiatives si elles veulent attirer et fidéliser les collaborateurs. En mettant en place une organisation et des processus favorables aux employés, le service RH améliore l’image de marque et l’attractivité de leur entreprise. Le bien-être des salariés est un enjeu actuel majeur, qu’il ne faut absolument pas sous-estimer. Développer une culture d’entreprise vous simplifie et optimise le recrutement de nouveaux collaborateurs. Attirer les meilleurs talents dans votre entreprise vous permet aussi d’améliorer la productivité de votre activité en misant des collaborateurs efficaces et performants.

Comment améliorer l’expérience employé au sein de son entreprise ? 

De nombreux outils et solutions existent pour améliorer l’expérience employée dans son entreprise. Voici notre sélection d’astuces et conseils simples que vous pouvez appliquer rapidement.

Conseil n°1 : placez le salarié au coeur de vos préoccupations 

L’écoute et la communication sont deux facteurs souvent sous-estimés au sein des entreprises. Pourtant, les collaborateurs n’ont qu’un souhait : être écoutés et entendus.

Vous vous demandez alors comment satisfaire les attentes de vos employés ? La réponse est simple : mettez en place des processus et une organisation interne basés sur la communication. Vous pouvez, par exemple, organiser des points d’échanges dans lesquels les managers peuvent donner leur feedback sur l’équipe ou sur le collaborateur. Ces sessions de feedback et dialogue vont dans les deux sens ! Vos managers obtiennent ainsi des retours concrets et peuvent ensuite adapter leur management.

Vous l’aurez compris, la transparence de l’information et la culture du feedback permettent de comprendre les besoins et les attentes de vos collaborateurs en matière d’organisation et de processus de travail. On ne le répétera jamais assez : communication is key !

 

Conseil n°2 : développez une vraie culture d’entreprise 

Le travail et l’objectif des du service RH est de mettre en place une culture d’entreprise forte et efficace basée sur le bien-être des collaborateurs. En simplifiant la vie de vos salariés, vous augmentez en réalité leur productivité et leur engagement à court, moyen et long terme. Pour ce faire, vous pouvez développer en interne des processus d’onboarding et d’offboarding efficaces qui favorisent l’intégration et la désintégration de vos employés.

La culture d’entreprise peut aussi vous aider dans le recrutement de nouveaux talents. Pour être efficace, elle doit refléter les valeurs de votre entreprise et promouvoir le bien-être des employés.

Conseil n°3 : misez sur des outils collaboratifs efficaces 

Pour améliorer l’expérience employée, vous pouvez aussi miser sur des outils collaboratifs. Ces différentes solutions renforcent les performances de votre entreprise et sont à intégrer dans votre stratégie globale.

Grâce à leur technologie, les outils collaboratifs permettent aux employés de travailler ensemble, de communiquer, de partager des connaissances et ce, même à distance.

elqano et l’expérience employé 

Si les avantages et l’importance de l’expérience employés sont désormais clairs, voyons comment elqano influe positivement sur ceux-ci.

Rappelons rapidement qu’elqano est une application Microsoft Teams facilitant le partage de connaissances et la collaboration en interne, grâce à une cartographie de “qui sait quoi” basée sur la production documentaire de chacun.

Implémenter elqano dans une entreprise, c’est développer sa culture du partage, valoriser l’entraide collective et s’affranchir des silos organisationnels et géographiques.

Quant à l’aspect humain, elqano améliore le bien-être de ses salariés en leur facilitant l’accès à la bonne information et à la bonne personne, en valorisant leurs compétences et leurs expériences, et en les accompagnant dès leur arrivée dans l’entreprise.

Elqano permet d’engager les collaborateurs pour qu’ils développent un fort sentiment d’appartenance pour une entreprise qui en ressort plus forte.

Les outils collaboratifs favorisent-ils la cohésion d’équipe ?  

Les fonctionnalités sous-jacentes des outils collaboratifs permettent aux entreprises d’améliorer l’environnement de travail de leurs collaborateurs en misant notamment sur la communication et la collaboration, deux notions devenues primordiales ces derniers temps, en particulier depuis l’augmentation du télétravail.

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ? 

Les outils collaboratifs sont des applications ou des logiciels qui permettent à vos collaborateurs de travailler ensemble de manière simultanée sur une activité, une tâche  ou un projet précis qu’ils soient géographiquement proches ou non. Les outils collaboratifs ont été conçus de manière à faciliter la coopération, la communication, la coordination et le partage d’informations entre les employés d’une entreprise.

Les outils collaboratifs sont utilisés pour l’atteinte de différents objectifs comme :

1. Le partage d’informations : en démocratisant et en simplifiant l’accès à certains documents ou fichiers vous permettez à vos collaborateurs d’avancer facilement sur le projet ou les tâches en cours.
2. Le gain de temps : certains outils collaboratifs ou certaines applications permettent aux collaborateurs d’échanger de façon plus instantanée via des messageries en ligne par exemple. Les réunions et visioconférences ne sont utilisées que pour les sujets plus techniques ou prioritaires.
3. La capitalisation du savoir de vos équipes : Chaque collaborateur dispose de connaissances utiles qui peuvent être bénéfiques pour d’autres équipes, ou d’autres salariés. Les outils collaboratifs vous permettent de collecter simplement ces connaissances pour qu’elles puissent ensuite être diffusées à toute l’entreprise. Ces données sont centralisées sur des documents, des fichiers ou des plateformes sécurisés.

Quels sont les avantages et inconvénients des outils collaboratifs ? 

Il existe une multitude de formes d’outils collaboratifs comme les plateformes de messageries instantanées, les outils de vidéoconférence, les outils de gestion de projet, les outils de partage de fichiers et bien d’autres.

Si elles veulent augmenter l’efficacité, la productivité et les performances de leurs salariés, les entreprises doivent analyser les différents types d’outils collaboratifs pour choisir celui qui est le plus aligné avec leur business modèle. Il faut aussi tenir compte du temps de formation et d’adaptation des équipes à ces nouveaux outils collaboratifs.

Les avantages

Les avantages des outils collaboratifs sont nombreux. Les fonctionnalités qu’elles offrent permettent avant tout une meilleure gestion de projet en fluidifiant les échanges et le partages des informations. Chaque membre de l’équipe peut donc suivre l’avancée du projet, et consulter la liste des tâches à faire, les tâches en cours ou les tâches terminées.

Les collaborateurs peuvent aussi s’entraider de façon beaucoup plus naturelle et instantanée. Qu’ils soient géographiquement proches ou non, les différents membres de l’équipe collaborent via des outils en ligne et trouvent des solutions à leurs problèmes efficacement.

Cette fluidité des échanges assure une meilleure organisation et donc une meilleure productivité à votre entreprise.

Les inconvénients

Les outils collaboratifs reposent sur des fonctionnalités parfois complexes que seuls des profils techniques ou expérimentés peuvent maîtriser. Il faut donc avoir en interne une personne capable de comprendre ces fonctionnalités mais aussi capable de former les autres collaborateurs sur le sujet. L’arrivée de nouveaux outils collaboratifs peut aussi susciter de la confusion au sein des équipes. La surcharge d’informations et de notifications peut embrouiller vos collaborateurs. Il est donc primordial de mettre en place des processus clairs afin de pouvoir gérer les communications et ne pas trop bouleverser l’organisation de travail au sein de votre entreprise.

En parallèle, les outils collaboratifs soulèvent aussi la question de la sécurité. Vos données et informations qui sont enregistrées sur un cloud, ou sur une plateforme publique ou privée doivent être protégées. Avant l’arrivée de vos nouveaux outils, pensez à mettre en place des mesures de sécurité pour éviter tout risque.

A l’exception de certaines applications Google ou Microsoft, la majorité des outils collaboratifs ne sont pas sans frais. Le coût qu’ils représentent peut être un obstacle pour certaines entreprises.

Comment choisir l’outil collaboratif adapté à son entreprise ? 

Pour choisir efficacement son outil collaboratif, il est important de prendre plusieurs facteurs en compte comme la taille de votre entreprise, les besoins de collaboration de vos équipes, les outils existants déjà utilisés, les préférences utilisateurs et surtout votre budget. Pour avoir tous les éléments de réponse, voici une liste d’étapes à suivre :

1. Commencez par identifier les besoins de vos collaborateurs. Faut-il plutôt renforcer la gestion de projet, le partage de fichiers et de documents ou plutôt la communication en ligne ?
2. Faites ensuite un état des lieux des outils existants. Quels sont les outils qu’on dispose déjà ? Quels sont ceux qu’on utilise et ceux qu’on utilise pas ? N’oubliez pas d’intégrer les outils de messagerie en ligne, les applications de partage de documents, les plateformes de collaboration de projet et les outils de communication en direct.
3. Vous pouvez aussi lister vos exigences. Sur la base de vos besoins de collaboration et de l’évaluation des outils existants, créez une liste de vos exigences pour l’outil collaboratif que vous recherchez. Par exemple, si vous avez besoin d’une plateforme de gestion de projet, vous pouvez rechercher des outils qui offrent des fonctionnalités telles que des tableaux de bord, des calendriers, des listes de tâches, des rappels, des notifications, etc.
4. Comparez les prix ! En fonction de votre budget, les options qui s’offrent à vous ne sont pas toutes les mêmes. Évaluez le rapport qualité/prix en tenant compte des fonctionnalités présentés, de la prise en main, de la compatibilité avec vos outils existants etc. N’hésitez pas à consulter les évaluations et les témoignages des utilisateurs pour avoir un avis plus concret et objectif.

Enrichir votre outil collaboratif avec elqano

Les besoins en termes de collaboration peuvent être amené à évoluer avec le temps et selon les circonstances extérieures comme nous l’avons vu avec la crise de la Covid-19. L’ajout d’un nouvel outil à chaque nouveau besoin n’est financièrement pas envisageable, sans compter la complexité que cela représenterait pour les collaborateurs.

 

Une autre option ? Enrichir vos outils collaboratifs existants, de manière simple pour maximiser l’adoption des nouvelles fonctionnalités.

 

C’est ce que propose elqano, application 100% intégrée à Microsoft Teams. Elqano vous renseigne sur « qui sait quoi » ou « qui a travaillé sur quoi » dans le groupe, en s’affranchissant de tout silo géographique ou organisationnel, sans que les utilisateurs n’aient à déclarer quoi que ce soit.

 

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