Il y a environ 4 ans, j’ai eu une idée, ou plutôt une intuition, sur la manière de changer la façon dont les gens trouvent et partagent la connaissance et l’information dans les grandes organisations. Il m’a fallu quatre ans pour concrétiser cette idée en quelques étapes clés (trouver un financement, constituer une équipe, lancer le MVP, engager des pilotes et tester à l’échelle avec des clients pertinents). Il me semble maintenant opportun d’expliquer le processus de réflexion qui sous-tend cette idée.

1 – Le partage des connaissances n’est toujours pas résolu. (ou pourquoi y penser ?)

Alors que je travaillais encore dans une entreprise mondiale de produits de grande consommation à Genève, une de mes amies a dû réaliser une étude de marché pour préparer une recommandation stratégique à l’intention d’un vice-président en vue de pénétrer un nouveau marché. Il lui a fallu six mois pour rassembler toutes les informations, connaissances et données nécessaires à la rédaction de la recommandation. Alors qu’elle avait presque terminé, un jour, la machine à café de notre étage a cessé de fonctionner (nous étions au 4e étage d’un bâtiment où travaillaient 3500 personnes). Elle s’est rendue au troisième étage et a commencé à parler avec une personne qu’elle ne connaissait pas, lorsqu’elle a réalisé que cette personne travaillait sur un projet très similaire depuis plusieurs semaines, sans se connaître, juste un étage plus bas.

Lorsqu’elle m’a raconté l’histoire, j’ai d’abord ri, mais après quelques discussions, j’ai réalisé que cela se produisait dans toutes les grandes entreprises (nous en avons rencontré 500, principalement en Europe, et aucune ne nous a dit que ce n’était pas un sujet sérieux pour elle), plus souvent qu’autrement, et que cela avait un impact non seulement sur la productivité, mais aussi sur la qualité / / l’innovation.

2 – Pourquoi les systèmes traditionnels de gestion des connaissances (KMS) et les réseaux sociaux d’entreprise (ESN) ne fonctionnent-ils plus ?

Les KMS traditionnels reposent sur trois hypothèses : 1) les connaissances sont détenues par des experts officiels, 2) il fait partie de leur travail de diffuser ces connaissances dans l’organisation et 3) ils le font. Dans le monde d’aujourd’hui, le savoir est rarement détenu par un petit nombre d’employés. Si vous avez une question sur l’IA en général, vous voudrez peut-être parler à un expert officiel en IA, mais si vous lancez un nouveau projet sur l’IA appliquée aux feux de circulation à Santa Fe, vous préférerez peut-être parler à un jeune ingénieur qui a travaillé l’année dernière sur un projet d’optimisation de la circulation à Wellington.

Si la première hypothèse ne fonctionne pas, la seconde est encore pire. Comme les connaissances sont réparties entre toutes les personnes, vous devez faire en sorte que tous les employés les partagent sur une plateforme dédiée, ce qui est pratiquement impossible. Seuls 5 à 10 % des employés partagent effectivement leurs connaissances sur des plateformes dédiées.

ESN a compris que la première hypothèse ne fonctionnait plus ; elle a proposé des plateformes de partage ouvertes et non structurées, mais n’a pas trouvé de solution à l’effondrement des hypothèses 2 et 3.

3 – Quand prenons-nous le temps de partager nos connaissances et d’aider les autres ?

Puisque seule une petite partie des employés partagent leurs connaissances, la question est de savoir comment inciter les autres à le faire.

D’une manière générale, si l’on réfléchit au moment où l’on aide les autres, il y a des conditions préalables :

Les gens ont tendance à s’entraider lorsqu’ils connaissent la personne qu’ils aident, ou du moins lorsqu’ils savent qu’elle a besoin d’aide et qu’ils peuvent le voir. L’un de nos clients a réalisé une étude interne et s’est rendu compte que 85 % de ses employés ne partageaient leurs connaissances que lorsqu’ils savaient qu’elles pouvaient aider quelqu’un en particulier.
La plupart des gens ont tendance à partager leurs connaissances lorsqu’ils se sentent légitimes sur le sujet. Ce n’est que lorsqu’ils ont travaillé sur le sujet de manière approfondie qu’ils prennent le temps de partager ce qu’ils considèrent comme précieux.

4 – Comment utiliser ces deux idées pour créer une nouvelle façon de partager les connaissances ?

Nous inversons le processus. Au lieu de demander aux gens de partager leurs connaissances sur une plateforme dédiée au cas où quelqu’un en aurait besoin un jour, dans les mois ou les années à venir, nous leur demandons de ne partager leurs connaissances que lorsque quelqu’un leur pose une question très spécifique sur les sujets qu’ils maîtrisent le mieux. Ainsi, ils peuvent voir que cela aide quelqu’un en particulier dans l’immédiat. Ils se sentent alors en droit de partager ce qu’ils savent.

Pour en revenir à elqano, comment procédons-nous dans la pratique ?

Quelqu’un pose une question à elqano. Par exemple, un analyste de Dubaï demande : « Avons-nous déjà réalisé un projet sur les NFT dans le métavers ? »
Elqano analyse la question et trouve la personne la mieux informée pour répondre (en utilisant l’IA et le big data, plus d’informations à ce sujet dans un prochain article). Elqano découvre qu’un consultant a travaillé sur un projet de NFT dans le métavers il y a 6 mois.
Le consultant reçoit la question, avec quelque chose comme ceci : « hey, vous, votre collègue de Dubaï a besoin de votre aide, et vos connaissances sont essentielles à sa mission, auriez-vous l’amabilité de vous connecter et de partager ce que vous savez ? »

Mission accomplie ? Presque

Comme toute start-up, nous améliorons constamment notre produit, travaillant chaque jour avec nos clients pour changer la façon dont les gens partagent les connaissances dans les entreprises. L’un des derniers grands défis auxquels nous sommes confrontés est le suivant : « les gens ne savent pas ce qu’ils ne savent pas ».

Parfois, nous ne pensons même pas que quelqu’un pourrait nous aider (ou pire encore, nous avons peur de la perception des autres), et nous ne faisons pas quelque chose d’aussi simple que de poser une question. Pour changer cela, il faudra un peu de changement culturel et quelques nouvelles fonctionnalités technologiques (plus d’informations dans un prochain article), mais je suis convaincu que le changement arrive et que nous passerons bientôt à une société où les connaissances de chacun sont interconnectées pour créer plus de valeur et d’innovation.

 

 

 

Elqano et Microsoft, l’association parfaite

L’équipe d’elqano est ravie d’être un partenaire de Microsoft, un soutien important dans le développement d’elqano.
Retour sur les relations entre elqano et Microsoft.

Après l’intégration d’elqano dans le programme Microsoft For Startups en mars dernier, les liens avec Microsoft ont franchi une nouvelle étape : elqano est officiellement devenu un partenaire de Microsoft. Une reconnaissance importante pour elqano.

Chloé Garcia, Partner Development Manager ISV & Startups chez Microsoft, et Yann Echeverria, Founder & CEO d’elqano, nous livrent leurs impressions sur la relation grandissante entre elqano et Microsoft.

Qu’est-ce qu’elqano ?

Yann Echeverria, elqano : elqano est une solution qui connecte les personnes dans les entreprises, basée sur le partage des connaissances.

Concrètement, il s’agit d’un plug-in intelligent dans Microsoft Teams qui connecte automatiquement les employés ayant des questions à ceux qui ont l’expérience, les connaissances ou les documents pour y répondre.

La mise en relation est effectuée à l’aide d’algorithmes d’intelligence artificielle.

Quelle est l’histoire entre elqano et Microsoft ?

Yann Echeverria, elqano : Au début de l’aventure elqano, nous avons réalisé l’énorme potentiel de Microsoft parmi les premiers early adopters de Microsoft Teams en France.

Les taux d’utilisation étaient très élevés : j’étais convaincu que Microsoft Teams allait devenir l’outil que chaque salarié ouvrirait en premier en arrivant au bureau le matin, avec sa boîte mail.

Il était donc important de créer une solution 100% intégrée pour une expérience utilisateur fluide et efficace.

Depuis, nous avons développé cette relation et rejoint le programme Microsoft For Startups en mars 2021 pour renforcer notre collaboration technique, enrichissant même le partenariat en devenant co-vendeur Microsoft en octobre dernier.

« LA COMPLÉMENTARITÉ DE NOS SOLUTIONS ET DE LA SOLUTION ELQANO NOUS PERMET D’AVOIR UNE PROPOSITION DE VALEUR PERTINENTE POUR OPTIMISER L’UTILISATION QUOTIDIENNE DES OUTILS DE TRAVAIL NUMÉRIQUES TELS QUE MICROSOFT TEAMS CHEZ NOS CLIENTS. » – Chloé Garcia, Microsoft

Comment elqano a-t-elle été repérée par Microsoft ?

Chloé Garcia, Microsoft : Microsoft est un partenaire privilégié des startups, les accompagnant dans une véritable démarche de partenariat à la fois technique et commercial.

L’équipe d’elqano a fait un travail remarquable dans le développement technique de ces fonctionnalités et l’intégration de nos solutions Microsoft.

La complémentarité de nos solutions et de celle d’elqano nous permet d’avoir une proposition de valeur pertinente pour optimiser l’utilisation quotidienne des outils de travail numériques tels que Microsoft Teams chez nos clients.

Nous sommes donc très heureux d’accompagner elqano dans le développement de solutions innovantes capables de révolutionner l’expérience employé.

Pourquoi est-il important pour Microsoft de soutenir des startups comme elqano ?

Chloé Garcia, Microsoft : Microsoft est un partenaire privilégié des startups, les accompagnant dans une véritable démarche de partenariat à la fois technique et commercial.

L’équipe d’elqano a fait un travail remarquable dans le développement technique de ces fonctionnalités et l’intégration de nos solutions Microsoft.

La complémentarité de nos solutions et de celle d’elqano nous permet d’avoir une proposition de valeur pertinente pour optimiser l’utilisation quotidienne des outils de travail numériques tels que Microsoft Teams chez nos clients.

Nous sommes donc très heureux d’accompagner elqano dans le développement de solutions innovantes capables de révolutionner l’expérience employé.

Qu’est-ce que le programme Microsoft for Startups Founders Hub ?

Chloé Garcia, Microsoft : Microsoft intègre les startups au cœur de sa proposition de valeur et leur offre un soutien adapté à leurs besoins à travers le programme Microsoft for Startups Founders Hub.

Son objectif est d’aider les startups à grandir, à créer et à étendre leur réseau en les accompagnant dans une démarche partenariale. Ce programme octroie jusqu’à 150 000 dollars en crédits cloud Azure, du support technique, de la visibilité, mais aussi et surtout l’opportunité d’un véritable partenariat avec Microsoft pour bénéficier de son écosystème et ainsi atteindre de nouveaux clients et de nouveaux marchés.

Il s’agit pour Microsoft de mettre la puissance de son écosystème de partenaires et de clients au service du développement des start-ups.

LE SOUTIEN DE MICROSOFT EST UN GAGE DE QUALITÉ ET DE FIABILITÉ POUR NOS CLIENTS

– Yann Echeverria, elqano

Quels sont la nature et les objectifs du partenariat entre elqano et Microsoft aujourd’hui ?

Chloé Garcia, Microsoft : En tant que partenaire du programme startup, elqano a franchi une étape importante en obtenant le statut  » co-sell ready « , qui lui permet de co-marketer sa solution avec Microsoft pour atteindre plus de clients, notamment via la place de marché Microsoft Appsource et notre écosystème de partenaires et de clients.

Son approche unique ouvrira de nouvelles opportunités aux utilisateurs de l’équipe en les aidant à accélérer leur transformation numérique.
Nous continuons à travailler avec l’équipe d’elqano pour renforcer l’intégration et répondre aux nouveaux besoins des clients.

En quoi la combinaison de MS Teams / Sharepoint et d’elqano peut-elle créer de la valeur / apporter à vos clients ?

Yann Echeverria, elqano : La forte adhésion des équipes à Microsoft Teams fait que beaucoup de données et de documents y circulent. Mais ces données ne sont pas toujours utilisées à leur plein potentiel.

L’intégration de Microsoft Teams et d’elqano permet de mieux comprendre en temps réel qui travaille sur quels sujets (grâce aux données échangées sur Microsoft Teams qui sont analysées par elqano).

Cette combinaison des données de Microsoft Teams et des algorithmes d’elqano crée de nouvelles connexions entre des employés qui travaillent sur des sujets similaires sans nécessairement se connaître, et crée ainsi de nouvelles synergies pour nos clients.

Ressources humaines, IA et big data : les DRH deviendront-ils des « maîtres du partage des données  » ?

La gestion des talents est au cœur des préoccupations RH des entreprises. Les ressources humaines, c’est la gestion des données et des flux : identification / référencement / localisation des compétences, mobilité interne, recrutement, formation, culture d’entreprise, processus internes, informations sur l’entreprise, etc.

Quelle est la place des données dans la GRH ?

Gimmick ou véritable outil innovant, où se situe réellement l’intelligence artificielle sur ces sujets RH ?
Et si l’IA permettait aux services RH de se recentrer sur l’humain ?

Après des années à parler de digitalisation à tous les niveaux des entreprises, et notamment dans le domaine des RH, force est de constater que les entreprises ont parcouru un long chemin dans la prise de conscience de la nécessité de changer et de revoir leur façon de travailler au quotidien.

Si la digitalisation des processus, les nouveaux outils collaboratifs et les cultures d’entreprise plus transversales sont des faits tangibles dans les organisations, les défis actuels et le contexte pandémique ont montré qu’il fallait aller plus loin dans la réinvention.

LES DONNÉES TRAITÉES SONT DES INFORMATIONS.
L’INFORMATION TRAITÉE EST LA CONNAISSANCE, LA CONNAISSANCE TRAITÉE EST LA SAGESSE.

– Ankala V. Subbarao

Ne pas confondre numérisation et automatisation, remettre l’humain au centre, revaloriser l’expertise, renforcer le collectif malgré le développement du télétravail, développer le bien-être au travail sont les enjeux clés d’aujourd’hui.

Et tout cela, bien sûr, avec la nécessité de développer ou de maintenir le leadership des entreprises et d’augmenter la rentabilité dans un environnement mondial hautement compétitif.

Redonner à la numérisation ses lettres de noblesse !

Une fois le décor planté, revenons à l’intelligence artificielle.
Dans ce contexte, l’IA a sa place et s’invite donc dans tous les domaines de l’entreprise.

Si l’on applique cela à l’entreprise, on se rend vite compte que l’IA touche, au même titre que les données/big data, un grand nombre d’activités : logistique, relations commerciales, marketing, business, systèmes d’information, finance, stratégie, production, etc. et bien sûr les ressources humaines.

L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE EST LA CAPACITÉ D’UNE MACHINE À AIDER LES HUMAINS À RÉSOUDRE DES PROBLÈMES COMPLEXES […] ELLE APPREND ET S’AMÉLIORE DE MANIÈRE AUTONOME.

– Cuillandre, 2018

L’utilisation de l’IA dans les entreprises représente à la fois un risque et une opportunité pour la gestion des ressources humaines.
En effet, de nombreuses solutions d’IA sur le marché offrent davantage d’automatisation, supplantant ainsi l’humain dans une certaine mesure.
Trouver le bon équilibre entre l’efficacité offerte par les robots et l’activité humaine est un défi de taille, surtout lorsqu’il s’agit de solutions RH.

La recette gagnante ne serait-elle pas de combiner parfaitement la richesse de l’interaction humaine avec la puissance de l’intelligence artificielle ?

L’IA comme optimiseur et accélérateur plutôt que comme remplaçant. Ensuite, adopter une philosophie et des solutions qui permettent à l’IA de se nourrir et d’apprendre des activités humaines, mais surtout de créer une nouvelle valeur qui fasse grandir et progresser les activités humaines.

Vers une fonction RH renforcée

L’IA s’impose comme un partenaire incontournable des services RH d’aujourd’hui et de demain.

L’IA doit certes soulager les salariés des tâches à faible valeur ajoutée, mais elle doit aussi les aider à monter en compétence, à mieux se connecter entre eux, à valoriser leur expertise et leur savoir-faire, à être identifiés pour leurs réelles compétences, à progresser dans leur carrière, et d’une manière générale à se sentir mieux dans leur travail.

À cette fin, les départements RH qui utilisent déjà des solutions d’IA semblent s’accorder sur une chose : l’IA ne doit/peut pas être utilisée simplement comme un outil de « patch » ici et là dans l’environnement et le fonctionnement actuels des RH. L’IA conduit à une refonte en profondeur, presque systémique, de la manière dont les ressources humaines sont gérées. Que ce soit pour en tirer les bénéfices les plus directs ou simplement pour se transformer, la profession RH doit se repenser à la lumière de l’IA.

La fonction RH manipule une énorme quantité de données, et l’IA représente une opportunité d’optimiser la performance dans ce domaine, un puissant levier de transversalité, mais aussi un révélateur de situations jusqu’alors invisibles.

Concrètement, l’IA est un booster dans de nombreux champs d’application RH :

Fluidification des processus RH / autonomie des salariés.
Gestion des carrières / mobilité
Le recrutement
Onboarding des nouvelles recrues
Offboarding
Identification de l’expertise et des « lacunes en matière d’expertise
Formation (auto-formation, formation entre pairs, etc.)
Création de liens entre les employés / transversalité
Capitalisation des connaissances
Culture d’entreprise
L’expérience des employés
Autonomisation / motivation des employés

Quel rôle pour les DRH à l’avenir ?

Transformer les DRH en « maîtres du partage des données » est peut-être un peu dérangeant, mais l’idée vaut néanmoins la peine d’être explorée.

Le DRH de demain devra clairement savoir manier les données autant que les personnes.
Il accompagnera la transformation de l’entreprise grâce, notamment, à des technologies telles que l’intelligence artificielle appliquée à la gestion des ressources humaines.

Ces compétences sont d’autant plus nécessaires que l’acculturation des collaborateurs au sein de l’entreprise à ce qui sous-tend l’innovation de l’IA et des données est un enjeu majeur du data upskilling. L’IA fera (et fait déjà) partie du quotidien des équipes, il est donc nécessaire de les aider à comprendre les grands principes de ces sujets, et donc à maîtriser eux-mêmes les fondamentaux.

Non, les DRH de demain n’ont pas vocation à devenir les  » Data Sharing Masters  » des entreprises, mais doivent clairement être des Human Data Masters !

Comment adopter une culture positive de travail dans votre entreprise ?

À l’heure de la généralisation du télétravail et de la chasse aux talents, les organisations doivent repenser leurs modes de travail et plus généralement leur culture interne. Objectif : développer une approche plus positive parmi les collaborateurs. Explications.

Du temporaire qui dure ! Si le doute était permis à l’entame de la crise sanitaire, il apparaît désormais certain que le travail hybride (présentiel + distanciel) va persister dans les prochaines années. Et ce, pour une raison simple : c’est le souhait des salariés. “Selon une enquête que nous avons réalisée, 30 % des employés ont affirmé qu’ils seraient susceptibles de changer d’emploi s’ils devaient être présents tous les jours au bureau, expliquait ainsi – dans un récent article sur le travail hybride – Bryan Hancock, associé chez McKinsey.

“Le capital humain étant plus rare que le capital financier, les entreprises devront s’adapter aux exigences des meilleurs talents.”

Bryan Hancock, associé chez McKinsey.

Autrement dit : cette nouvelle donne hybride aura indéniablement des conséquences sur la manière d’organiser le travail demain. En conséquence, beaucoup d’organisations vont devoir repenser leur culture interne (management, valeurs…) pour la rendre plus positive et donc plus attractive. C’est tout simplement une question de survie. Toujours selon le cabinet McKinsey, les entreprises dotées d’une culture saine affichent un rendement trois fois plus élevé que leurs concurrentes.

Valoriser le potentiel de chaque collaborateur

Voilà pour la théorie, reste désormais à insuffler ce vent de positivité dans les organisations. Comment ? Chez Elqano, il nous semble que l’une des premières conditions de ce changement repose sur la valorisation du potentiel de chaque collaborateur. Il s’agit aujourd’hui de renforcer le sentiment d’utilité de chacune et chacun d’exercer sa mission au quotidien.

“Depuis la crise sanitaire, de nombreux salariés se disent que leur travail doit être plus qu’un emploi. Il doit correspondre à un but dans leur vie. Cela crée une opportunité intéressante pour les employeurs d’aider les équipes à trouver plus de sens dans leurs missions.”

Bill Schaninger, associé principal chez McKinsey.

Cette valorisation passe bien entendu par des marques d’attention de collègues et/ou de  supérieurs hiérarchiques (félicitations, remerciements…). Elle doit également résulter d’une prise de conscience individuelle. Au sein de l’organisation, chaque collaborateur doit pouvoir ainsi mesurer individuellement l’importance de son rôle pour la bonne marche de l’activité. Je pense (que je suis utile) donc je suis (plus heureux au travail).

> Découvrez comme Elqano peut vous aider à valoriser vos collaborateurs

Créer et maintenir un lien entre les personnes

De plus, dans un monde où le bureau n’est plus l’alpha et l’oméga de la culture d’entreprise, les dirigeants sont également incités à créer, maintenir et renforcer les liens entre les salariés. Avec un mot d’ordre simple : remettre l’humain en avant ! “Lorsque j’interviens dans des organisations, je suis souvent surprise des progrès réalisés par certaines équipes après seulement quelques sessions de parole libre, explique Christine Cayré, Facilitatrice en intelligence collective.

“Tout repose sur la sincérité, le respect et l’écoute. En prenant le temps de se dire ce qui marche, ce qui ne marche pas et ce que l’on souhaite ensemble pour le futur, on solidifie les liens entre membres d’une même équipe.” 

Christine Cayré, Facilitatrice en intelligence collective.

Avis aux  dirigeants : cette connexion demande du temps et de l’endurance mais constitue un investissement très pertinent. Christine Cayré recommande ainsi d’inscrire régulièrement dans les agendas des sessions d’échanges libres et obligatoires. Cette tâche peut d’ailleurs être confiée à des volontaires au sein des équipes. Dans le cadre d’une mission au sein du CHU de Montpellier, trente facilitateurs (cadres, médecins…) ont été formés et sont désormais à la fois les ambassadeurs et les garants de l’ambition d’intelligence collective de l’établissement. “La culture positive ne doit pas seulement être initiée par les dirigeants, mais aussi être portée en interne” rappelle Christine Cayré.

> Créez des liens entre vos salariés grâce à Elqano

Encourager la collaboration

Enfin, une culture de travail plus positive repose également sur la capacité de l’organisation à faciliter et à encourager la collaboration entre équipes. Il s’agit notamment de casser les silos qui trop souvent cloisonnent les différents services et empêchent les initiatives communes.

“Durant la pandémie, nous avons constaté que la communication et la connectivité ont augmenté au sein des équipes. En revanche, les liens entre équipes ont considérablement diminué. Ces derniers sont pourtant cruciaux pour garantir la capacité d’innovation d’une entreprise.”

Bryan Hancock, associé chez McKinsey

En plus de favoriser la naissance de projets entre équipes, les dirigeants doivent également veiller à casser les a priori et les représentations qui nuisent à l’énergie collective. “L’anti-culture positive, c’est la culture des préjugés, insiste Christine Cayré. Ils sont malheureusement inhérents à la façon dont le travail est divisé avec des services qui ne se connaissent pas. Une des phrases que j’entends le plus souvent à la fin d’une journée d’accompagnement c’est : je ne savais pas ce que tu faisais, maintenant que je le sais, je vois mieux comment nous pouvons travailler ensemble”. L’ultime démonstration des bienfaits de la mise en place d’une culture positive au sein d’une organisation. À charge désormais aux dirigeants et dirigeantes de lui donner vie et de la cultiver au sein de leurs entreprises.

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Elqano : l’IA au service d’une culture positive de travail

Intégrée à MS Teams, notre solution vous propose de placer le numérique au service d’une culture positive de travail au sein de votre organisation. Grâce à l’analyse de vos bases documentaires, notre technologie d’intelligence artificielle identifie l’expertise des différents membres de votre équipe. Objectif ? Mettre en relation vos salariés qui ont des questions sur certains sujets et ceux qui peuvent leur répondre. Un outil simple et efficace pour activer les trois leviers d’une culture positive de travail : créer le lien, valoriser le travail de chacun, favoriser la collaboration.

Comment les consultants de ROI Management Consulting utilisent Elqano pour mieux partager leurs informations

En identifiant les expertises, en connectant les équipes et en décloisonnant la connaissance, la solution d’intelligence collective d’Elqano répond parfaitement aux enjeux des entreprises de conseil. À l’image de la collaboration nouée entre la start-up et ROI Management Consulting depuis 2020.

Conseiller. Verbe transitif. “Indiquer à quelqu’un ce qu’il doit faire, lui recommander quelque chose ou quelqu’un”. Un rapide passage par le dictionnaire permet de se rappeler combien la notion de connaissance est au cœur des métiers du conseil. Sans surprise, ce point de vue est partagé par Monika Eglseer, Knowledge manager chez ROI Management Consulting. Depuis deux ans, cette entreprise munichoise spécialisée dans le conseil opérationnel – et qui compte cinq bureaux en Europe – s’est équipée de la solution Elqano d’intelligence collective pour fluidifier le partage d’informations en interne. “La connaissance est un enjeu clé pour une entreprise comme la nôtre. Nous devons notamment être en capacité de partager des travaux et recherches déjà réalisés en vue de les appliquer à un nouveau projet. Sur ce point, nos outils traditionnels avaient atteint certaines limites. Nous étions donc à la recherche d’outils plus innovants.” Après une phase d’apprentissage et de paramétrage de quelques mois, la solution Elqano est ainsi proposée, à l’été 2020 aux consultants internes. Basée sur un système de questions, réponses, elle démontre rapidement son apport en termes d’efficacité pour les équipes.

“Grâce à Elqano, beaucoup de connaissances qui avaient été enfouies remontent désormais rapidement à la surface. Nous avons même été surpris de voir comment la solution –  grâce à l’analyse de notre base documentaire – comprenait désormais parfaitement les demandes de nos consultants”.

Monika Eglseer, Knowledge manager chez ROI Management Consulting.

En résumé : l’idée qu’un consultant passe du temps à doublonner le travail antérieur d’un collègue fait désormais figure de lointain souvenir.

L’appropriation d’Elqano par les consultants

Autre symbole de la bonne adoption de la nouvelle solution par ROI Management Consulting : l’implication de sa communauté d’utilisateurs. En janvier dernier, l’usage d’Elqano a ainsi atteint un taux de réponse de 100%, avec un délai moyen de seulement 24 heures. Des performances supérieures à la moyenne des clients de la start-up et en constante progression depuis deux ans. . “Nous avons constaté que les consultants s’étaient appropriés notre solution pour s’informer sur des sujets très précis, à haute valeur ajoutée, témoigne Manon Faure, Customer Success Manager chez Elqano. Ce succès repose notamment sur la grande implication initiale du management afin d’ encourager l’usage de la solution auprès des consultants de manière à ce qu’elle devienne un réflexe.”

“Existe-t-il une étude de cas  décrivant un schéma directeur pour la planification de la production dans une usine d’assemblage ?”
Exemple de question posée par un consultant de ROI Management Consulting via Elqano

En plus de faciliter le partage de connaissances, l’adoption de la solution néo-aquitaine permet d’ailleurs à ROI Management Consulting de répondre à un autre enjeu actuel des cabinets de conseil : l’évolution des modes d’organisation. “En connectant directement les équipes et les experts, Elqano nous permet de tendre vers une forme de collaboration plus décentralisée, plus horizontale et moins hiérarchisée” précise Monika Eglseer.

Accompagner la fusion avec Efeso Consulting

Fort de ce bilan encourageant, les deux entités européennes vont être amenées à renforcer encore leur collaboration dans les prochains mois. D’abord parce que l’équipe d’Elqano continuera de proposer à son client des animations régulières visant à favoriser l’utilisation et l’adoption de sa solution (mise en avant de questions posées, analyse des thèmes de discussions…). Mais aussi pour des raisons interne à ROI Management Consulting. À l’été 2019,  le groupe allemand a en effet fusionné avec Efeso Consulting, une autre acteur du conseil spécialisé notamment industrie 4.0.

“Quelqu’un a-t-il de bons documents pour la réduction du fonds de roulement et le benchmarking dans le domaine de l’industrie A&D ?”
Exemple de question posée par un consultant de ROI Management Consulting via Elqano

Dans le cadre de ce rapprochement, les équipes d’Efeso Consulting vont à leur tour bénéficier des services d’Elqano. De quoi continuer à amplifier le partage de connaissance afin de reconnecter les personnes entre elles, s’élever la qualité des missions répondre plus facilement aux appels d’offres La solution est même actuellement en cours de déploiement chez ces nouvelles équipes. « Notre relation avec Elqano a évolué de client-fournisseur à partenaires, confie Monika Eglseer. Leur équipe a toujours été force de proposition et d’accompagnement. C’est logique qu’elle accompagne aujourd’hui la croissance de la société.” À terme, l’outil d’intelligence collective française devrait équiper près de 500 personnes chez Efeso Consulting. Puis devenir un élément majeur de la future infrastructure IT commune aux deux entités fusionnées. “Ce contrat complémentaire démontre notre capacité à répondre aux besoins des entreprises de conseil, conclut Yann Echeverria. Nous devons capitaliser sur la confiance que nous accorde ROI Management Consulting pour continuer d’innover et proposer de nouvelles fonctionnalités à leurs consultants.” L’avenir porte conseil.

Télétravail et transversalité : l’équation compliquée

À l’heure du chacun chez soi et chat pour tous, est-il vraiment possible de développer le télétravail sans aggraver les silos ?

L’un des effets marquants de la pandémie de Covid-19 sur le monde du travail a été très certainement ce changement de paradigme sur le lieu et les modalités du travail.
Que ce soit dans un open space, un bureau fermé ou en jogging dans son canapé, le travail est le même.

Plus besoin d’étendre sans cesse les mètres carrés de bureaux pour accueillir de nouvelles équipes. Réaliser que finalement ce qui compte c’est que le travail soit fait.

Cela redistribue toutes les cartes du monde du travail. On ne manage pas ses équipes de la même manière à distance, on ne dispose pas toujours du même confort qu’au bureau, on d’échange pas de la même manière, le lien social est certainement le plus négativement impacté. Terminé les petites discussions informelles, les rencontres dans l’ascenseur, les déjeuners improvisés avec ses collègues.

Selon une étude récente menée par des chercheurs sur les équipes de Microsoft aux États-Unis avant et pendant la pandémie de Covid-19, l’accélération fulgurante du télétravail perçue comme une démocratisation pour certains, une aubaine pour d’autres (dont Microsoft), s’est avérée finalement un frein voire un retour en arrière en termes de décloisonnement des organisations.

Des chercheurs mandatés par Microsoft ont analysé les habitudes de travail de plus de 60 000 salariés de Microsoft US.
Durant le premier semestre 2020, ils ont décryptés toutes les interactions entre collaborateurs (mails, calendriers, chat, visio, appels, outils collaboratifs…).

Et voici le résultat : “Nos résultats montrent que le travail à distance à l’échelle de l’entreprise a rendu le réseau de collaboration des travailleurs plus statique et cloisonné, avec moins de ponts entre les parties disparates. Par ailleurs, il y avait une diminution de la communication synchrone et une augmentation de la communication asynchrone.”

Malgré la digitalisation accélérée des entreprises, l’offre impressionnante d’outils collaboratifs, et une adoption massive de ceux-ci (due à la pandémie), la communication, la collaboration et le partage de connaissances sont les grands perdants.

Ce constat démontre l’importance du lien social au sein des entreprises, la part intangible de l’informel, et surtout remet en évidence la place capitale des assets humains au sein des entreprises.

Une entreprise n’est pas une somme de personnes ou un empilement d’expertises. Une entreprise est organique : c’est un flux continu de compétences, de connaissances, de savoir-faire, d’émotions, d’envies, d’ambitions qui s’entrechoquent et interagissent au quotidien pour créer la valeur et la culture de l’entreprise

Les outils collaboratifs créent certes des passerelles merveilleuses et un maillage virtuel entre les employés, mais ils ne les connectent pas véritablement.

Chez elqano, nous apportons cette couche manquante, fine mais essentielle : créer les chemins parmi ces passerelles, en mettant en relation des besoins et des connaissances, des questions et des réponses, en bref connecter les gens.

Pour en savoir plus sur l’étude menée par Microsoft sur les effets indésirables du télétravail : cliquez ici

À lire aussi : l’article de Guillaume de Calignon dans Les Échos

Comment améliorer la collaboration dans un contexte de télétravail ?

Aujourd’hui, avec l’avènement de nouvelles technologies, de plus en plus d’entreprises adoptent le télétravail comme mode de fonctionnement. Celui-ci offre de nombreux avantages aussi bien aux employés qu’aux employeurs. Toutefois, cette transition vers le travail à distance induit également un certain nombre de défis.

Dans cet article, nous explorerons les obstacles fréquents rencontrés par les collaborateurs dans le contexte de télétravail, et nous partagerons tous nos conseils d’experts pour vous aider à favoriser la collaboration au sein de votre structure.

Les obstacles liés au travail à distance

Le travail à distance peut s’avérer très utile pour les entreprises souhaitant améliorer leur performance mais, n’est pas sans défis. Deux des principaux obstacles auxquels les employés peuvent faire face sont la communication et la gestion du temps. En effet, assurer une communication claire et une gestion optimale du temps de travail peut vite devenir difficile dans un environnement virtuel.

La communication à distance

Mettre en place une collaboration à distance est une étape challengeante, en particulier pour la communication. Travailler à distance offre plus de souplesse, mais crée aussi des soucis de communication. Sans interactions en personne, les collaborateurs peuvent se sentir isolés vis-à-vis de leurs projets et de leur équipe. Cette distance bloque la compréhension et le partage d’idées.

La communication, limitée par les outils virtuels, peut mener à des malentendus. Les signes du langage corporel, qui aident à clarifier les interactions, disparaissent souvent, entraînant des mauvaises interprétations. Ces malentendus causent des retards, des erreurs et nuisent à la qualité du travail, affectant l’efficacité générale de l’équipe et de l’entreprise.

Comment solutionner cette situation ? 

Aucun doute, l’utilisation de canaux de communication appropriés est essentielle pour maintenir une collaboration efficace entre les équipes. Organiser régulièrement des réunions virtuelles est une solution efficace pour résoudre rapidement les différents problèmes rencontrés. Les plateformes collaboratives et les outils de partage de fichiers s’avèrent également très utiles pour maintenir une communication ouverte. Vous pouvez, par exemple, mettre en place de séances de brainstorming pour renforcer les liens entre collègues et favoriser une meilleure communication.

La gestion du temps

La transition vers le télétravail introduit des changements significatifs dans les méthodes de travail de vos collaborateurs, mettant ainsi au défi leur aptitude à organiser efficacement le temps alloué à chaque tâche. Ces problèmes deviennent plus complexes lorsque l’équipe doit coordonner ses actions. Le fait que le télétravail isole les collaborateurs peut conduire à des situations où chacun travaille individuellement, sans avoir une vue d’ensemble des avancées des autres. Cette séparation entraîne des efforts redondants et, en fin de compte, une diminution de la productivité.

Comment maintenir la productivité de ses collaborateurs en télétravail ?

Plusieurs solutions s’offrent à vous, que vous pouvez d’ailleurs cumuler !

1. Commencez par mettre en place une stratégie d’organisation globale efficace. Elle implique de définir un emploi du temps clair, des objectifs précis et de prioriser les tâches essentielles pour une gestion efficace du temps de chacun de vos collaborateurs. En même temps, encourager la flexibilité au sein de l’équipe en permettant des ajustements d’horaires en fonction des besoins peut aider à s’adapter au télétravail.

2. Optez pour des outils collaboratifs performants qui encouragent le partage des connaissances, facilitent la communication et optimisent l’utilisation du temps de vos collaborateurs. Ces solutions efficaces renforcent la collaboration, améliorent la compréhension mutuelle et stimulent la productivité globale de votre entreprise.

Les outils de collaboration indispensables en télétravail

La messagerie instantanée : l’outil idéal pour des échanges fluides

Les plateformes de messagerie instantanée fournissent une interface conviviale et facile à utiliser. Elles maintiennent une connexion en temps réel entre les collaborateurs, ce qui facilite une communication directe et efficace avec toutes les équipes, peu importe où elles se trouvent. Résultat ? Une coordination plus efficace et des échanges plus rapides qui contribuent à augmenter la productivité et la créativité de vos collaborateurs, tout en créant un sentiment d’unité malgré la distance.

Le saviez-vous ? 

Avec les plateformes de messagerie instantanée, vous pouvez créer des canaux de discussion spécifiques à chaque projet, ce qui rend la communication ciblée plus simple. Vous pouvez également organiser des réunions virtuelles, offrant une interaction presque comme en personne. Si besoin, vous avez aussi la possibilité d’intégrer des outils tiers pour une expérience professionnelle plus fluide.

Des outils pour simplifier la gestion de vos projets

Les outils de gestion de projet offrent une interface visuelle pratique. Ils vous permettent de suivre vos tâches et de les répartir entre les différents collaborateurs. En les utilisant, vous pouvez organiser vos projets par priorité et attribuer les responsabilités à chaque collaborateur. Vous avez également la possibilité d’ajouter des commentaires, des deadlines, et des pièces jointes, de créer des tableaux de bord, de suivre les dépendances, de gérer les ressources et de collaborer avec votre équipe en toute simplicité.

En optant pour ces outils de gestion de projet, vous obtiendrez une vue claire de l’avancement des tâches, même en travaillant à distance.

La visioconférence pour des réunions virtuelles interactives

La visioconférence joue un rôle essentiel en maintenant une communication fluide, même pour les collaborateurs qui travaillent à distance. En utilisant ces outils, vous favorisez les interactions, les discussions d’équipe, les sessions de brainstorming et tout autre sorte de collaborations et ce, en temps réel. La fonctionnalité partage d’écran ajoute une dimension visuelle précieuse pour communiquer des informations complexes de manière claire et convaincante.

Que ce soit pour des meeting réguliers, des formations, des présentations de produits ou d’autres besoins professionnels, la visioconférence contribue à maintenir une connexion directe qui renforce la cohésion de l’équipe, même à travers les distances géographiques.

Des outils pour partager vos fichiers

Lorsque vous optez pour le télétravail, ces outils deviennent de véritables atouts pour les entreprises. Ils jouent un rôle essentiel en rassemblant toutes les informations et en permettant un contrôle d’accès ciblé aux parties clés.

Pour faire simple, ils vous permettent de stocker vos documents dans le cloud, ce qui signifie que vous pouvez y accéder depuis n’importe quel appareil connecté. En utilisant ces outils, partager des fichiers est un jeu d’enfant et vous pouvez spécifier qui peut voir ou éditer. Vous avez le choix entre la lecture seule ou la possibilité de faire des modifications.

En prime, ils vous facilitent la vie pour collaborer en temps réel sur un même document, ce qui rend le travail d’équipe à distance plus fluide. Et pour couronner le tout, ils se connectent même avec des logiciels comme Google Docs ou Google Sheets.

Des méthodes agiles

Les méthodes agiles améliorent à leur tour l’efficacité et la collaboration en entreprise. Celles-ci sont parfaitement adaptées au contexte de travail à distance.

Elles reposent sur la division des projets en plusieurs tâches distinctes appelées « sprints ». Ensuite, ces tâches sont attribuées à l’ensemble des collaborateurs pour pouvoir atteindre les objectifs fixés.

Le saviez-vous ? 

Pour améliorer la collaboration en télétravail, il est conseillé de combiner des approches agiles avec l’utilisation d’outils numériques. Vous avez la liberté de sélectionner les technologies qui correspondent le mieux à la culture de votre entreprise.

Comment cultiver une culture collaborative en entreprise ?

Lorsqu’on parle de télétravail, il est crucial de promouvoir une culture de collaboration au sein de l’entreprise. Si un nouvel employé rejoint l’entreprise à distance, l’accueil doit être tout aussi important que s’il s’agissait d’une arrivée sur site. Il est essentiel de garantir une intégration réussie en utilisant des sessions vidéo et des présentations d’équipe à distance. Organiser des activités de renforcement d’équipes virtuelles peut également s’avérer bénéfique. Vous pouvez même fournir aux nouveaux collaborateurs les informations nécessaires pour qu’ils se sentent inclus, même en travaillant à distance.

Pourquoi promouvoir l’engagement des collaborateurs?

La promotion de l’engagement des collaborateurs peut renforcer la collaboration et favoriser une bonne dynamique au sein de l’entreprise. Cela implique la reconnaissance de leurs réalisations ainsi que l’instauration d’un système de récompenses pour les motiver.

Quel est le rôle des ressources humaines ?

Le département des ressources humaines peut instaurer une meilleure culture collaborative au sein de l’entreprise. Ce dernier peut :

• Organiser des formations pour encourager les employés à mieux travailler à distance ;
• Mobiliser des programmes d’échange permettant aux collaborateurs de mieux se connaître ;
• Instaurer des événements virtuels pour favoriser la cohésion entre équipes.

Afin d’instaurer une meilleure culture de collaboration en télétravail, il faut veiller à favoriser l’intégration des nouveaux employés, disposer d’un département de ressources humaines fortement engagé ainsi que de promouvoir l’engagement des employés.

L’expérience client dans le contexte de télétravail

La coordination entre vos équipes travaillant à distance peut influencer l’expérience client. Pour contrer ce problème, il est crucial d’établir une communication solide. Lorsque l’équipe collabore étroitement, elle a davantage de chance de répondre aux besoins des clients et de leur offrir des solutions adaptées à leurs demandes.

En effet, une communication régulière permet un suivi plus précis du cycle de vie de chaque projet, contribuant ainsi à un service de meilleure qualité. Il est donc conseillé de maintenir une communication fréquente pour que chaque membre soit informé de ses tâches et de ses échéances.

Connaissez-vous Ask Mona ?
Quels sont les points communs entre la startup Ask Mona et elqano ?
Découvrez la success story de Ask Mona, et comment ce bel exemple du dynamisme de la filière IA en France nous inspire pour booster le développement de la culture des entreprises.

C’est quoi Ask Mona ?

Ask Mona est une startup française, créée en 2017 par Marion Carré et Valentin Schmite, qui a bouclé cet autonome 2021 une levée de fonds de 2 millions d’euros auprès de Bpifrance, Saga Invest, fonds d’investissement spécialisé dans l’art et les nouvelles technologies.
Ce qu’elle propose : un service d’intelligence artificielle qui facilite l’accès à la Culture au grand public, et offre de nouvelles possibilités à ses professionnels. Nous forcément ça nous parle !

“ASK MONA EST UN ROBOT CONVERSATIONNEL (CHATBOT) QUI DIALOGUE AVEC SES UTILISATEURS POUR LEUR RECOMMANDER GRATUITEMENT DES SORTIES CULTURELLES PERSONNALISÉES.DU THÉÂTRE CLASSIQUE À LA VISITE STREET-ART, ASK MONA A TOUJOURS LA BONNE IDÉE !”

— Site Ask Mona

 

Quels sont les points communs entre la startup Ask Mona et elqano ?

#1 – L’intelligence artificielle

Le point commun majeur est que toutes deux ont développé un service basé sur l’intelligence artificielle.
Le marché de l’IA est actuellement en pleine expansion. Tous les secteurs d’activités développent leur propre exploitation de cette technologie qui n’a pas fini de nous surprendre par la multiplicité de ses applications potentielles.
Dans le cas de Ask Mona, le service proposé est double : d’un côté les utilisateurs finaux en recherche d’informations sur des activités culturelles, d’un autre les structures et institutions proposant une offre de culture. Ces derniers, le clients de Ask Mona, proposent une offre et sont des émetteurs d’information. Leur objectif grâce à Ask Mona : toucher un plus large public et plus qualifié par rapport à leur offre culturelle.
elqano applique cette même “recette” et poursuit ce même objectif : créer du lien, connecter des besoins avec les solutions. Dans le cas de l’entreprise, c’est finalement un schéma assez similaire à celui de la culture qui s’applique : des collaborateurs recherchent de l’information et d’autres détiennent des connaissances.
La mise en relation entre des individus et des individus, des individus et des contenus, voilà ce qui est rendu possible grâce à Ask Mona dans la Culture et à elqano dans le monde de l’entreprise.

#2 – La conversation

Toutes deux ont misé sur un chatbot. Même si les moteurs de recherche sont toujours d’actualité, la forme conversationnelle a plus que jamais le vent en poupe.
Chez elqano, nous l’observons dans nos études et chez nos clients, dans le monde du travail, les modes de communication et de recherche d’information favoris et considérés comme les plus efficaces sont le chat d’entreprise et la conversation informelle à la machine à café !
Les usages, que ce soit dans la sphère professionnelle ou dans notre vie de tous les jours, ont évolué.
Aujourd’hui plus que jamais, on se rend compte que ce qui marche le mieux c’est de transposer dans l’espace digital nos relations réelles / physiques.

Les cas de la conversation informelle devant la machine à café au bureau, ou encore celle du dîner entre amis, sont de parfait exemples de ce que l’on recherche à l’heure actuelle dans le développement de services digitaux. Ces séquences de vie sont des moments simples d’échanges d’informations. Qui travaille actuellement sur tel sujet ? Quel est le film à voir en ce moment ? Etc… Autant de questions qui trouvent des réponses dans ces discussions informelles.
Ask Mona et elqano l’ont donc bien compris et se présentent comme des amplificateurs (presque magiques !) de ces comportements là, dans le secteur culturel pour l’une, et dans les entreprises pour l’autre.

Dans le cas des entreprises, il y a un enjeu colossal à capturer ces connaissances informelles. En effet, tout comme le savoir formel, l’informel constitue une grande part du savoir et savoir-faire des entreprises, mais constitue aussi une grande partie de la culture interne propre à chaque entreprise.

#3 – L’accessibilité

Toutes deux se sont donné comme mission de faciliter l’accès à la culture, aux connaissances et au savoir pour tous !
L’un des grands enjeux auxquels répond l’intelligence artificielle combinée à un chatbot, est en effet celui de l’accessibilité.

Que ce soit se frayer un chemin dans la masse de l’offre culturelle française ou accéder à la bonne information dans l’entreprise, les solutions proposées par elqano et Ask Mona s’imposent comme des têtes chercheuses qui trouvent des réponses plus pertinentes, plus rapidement et qui créent de nouveaux ponts.

La startup Ask Mona, déjà bien installée sur le marché culturel français avec une cinquantaine de clients – dont le Théâtre du Châtelet, la Fondation Louis Vuitton, Paris Musées, le Grand Palais, le Musée des Augustins (Toulouse) ou encore le Centre Pompidou (Metz) – souhaite se développer à l’international et vise un portefeuille de 1000 institutions culturelles d’ici 2025 !

Quelques liens pour aller plus loin :
Site Ask Mona
Chronique sur Europe
Article Frenchweb
Article Actu IA